Tác giả: Thu Thuy Nguyen
Nội dung bài viết
Bên cạnh Tài chính, “con người” là nguồn lực quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp, thậm chí còn được đánh giá là nguồn lực tạo ra mọi nguồn lực khác. Tuy nhiên, hiện tại đa phần các Doanh nghiệp nhỏ đang chỉ coi chức năng nhân sự là thực hiện các thủ tục và thực thi các mệnh lệnh hành chính của Lãnh đạo doanh nghiệp. Từ đó, Doanh nghiệp nhỏ thường có xu hướng chỉ định nhân sự kiêm nhiệm phần việc này, và cho đó là đủ. Nhưng thực tế, quyết định ấy liệu có đúng đắn và thực sự ý nghĩa cho Doanh nghiệp?
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về công việc nhân sự và các mặt trái khi giao kiêm nhiệm chức năng này cho một người không chuyên.
1. Đầu tiên, hãy cùng hiểu: “Nhân sự” thực sự là công việc gì?
Như HROne đã chia sẻ tại bài viết Tại sao cần “Phòng Nhân sự” cho dù DOANH NGHIỆP ở quy mô nào?, chức năng “nhân sự” một cách đầy đủ gồm 3 mảng:
#1 Tổ chức: Thiết kế tổ chức, đơn vị; cơ cấu và thiết kế vị trí, công việc, chức danh,…phục vụ đắc lực cho chiến lược phát triển từng giai đoạn, một cách khoa học và linh hoạt nhất.
#2 Hệ thống quản trị Nguồn nhân lực: Thiết kế hệ thống đãi ngộ, gắn kết, quản trị hiệu suất, trải nghiệm,…để tối đa hóa hiệu suất và gắn kết của đội ngũ. Ngoài ra, hoạch định và phát triển nguồn nhân lực theo từng thời kỳ, giai đoạn; báo cáo, đánh giá và dự báo hiệu quả sử dụng nguồn lực nhân lực.
#3 Thực thi chính sách và cơ chế quản trị nhân sự: Thủ tục lao động, tuyển dụng, tính lương thưởng,…Những công việc quen thuộc với mọi người khi nhắc tới chức năng quản trị nhân sự.
2. Giao kiêm nhiệm được không? Và liệu có tiềm ẩn rủi ro nào cho doanh nghiệp?
Như một nghiên cứu đã chỉ ra, khi doanh nghiệp có từ 10 lao động đó là lúc phải có 01 người chuyên trách nhân sự.
Mặc dù chức năng nhân sự rất quan trọng cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn thành công, nhưng việc có hẳn 1 Đơn vị chức năng hay chỉ là 1 nhân sự chuyên trách cũng là điều không phải doanh nào cũng sẵn sàng. Do vậy, có lẽ giao cho 1 người kiêm nhiệm chức năng “nhân sự” vẫn là lựa chọn được coi là tối ưu nhất của số đông các Doanh nghiệp nhỏ.
Chúng tôi hoàn toàn hiểu và chắc chắn không phê phán gì quyết định này của Bạn. Nhưng với kinh nghiệm đã làm việc với hàng chục doanh nghiệp nhỏ đang giao kiêm nhiệm chức năng quản trị Nhân sự, HROne xin chỉ ra vài điểm hạn chế và có phần rủi ro như sau:
#1 Nhân sự kiêm nhiệm không đủ chuyên môn và kinh nghiệm để ứng phó với các rủi ro pháp lý, khiếu nại/tranh chấp lao động hay làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.
#2 Các sai sót về thủ tục, tính toán thường xảy ra do thiếu người có kinh nghiệm kiểm soát
#3 Nhân sự kiêm nhiệm không đủ ý thức về trách nhiệm về vai trò, nên thái độ và hành xử thường thiên về thủ tục, thi hành cơ chế hơn là quan tâm, gắn kết với Người lao động. Thực tế 75% người lao động sẵn sàng từ bỏ DOANH NGHIỆP nếu có những trải nghiệm nặng nề, thiếu đồng hành như vậy.
#4 Nhân sự kiêm nhiệm hoàn toàn không thể tư vấn chiến lược nguồn nhân lực và đãi ngộ cho Lãnh đạo, dẫn đến gánh nặng cho Lãnh đạo và định hướng kém hiệu quả, chi phí thất thoát lớn.
#5 Nhân sự kiêm nhiệm không đủ quan hệ, hiểu biết và cập nhật kiến thức ngành, dẫn đến việc sai sót, trì trệ, yếu kém trong quá trình thực thi pháp luật và chính sách lao động.
#6 Thông thường, doanh chỉ cần chi trả thêm khoảng 20-30% mức lương, tức là khoảng 2-3 triệu để bù đắp công việc kiêm nhiệm. Nhưng thực tế, hiệu quả vận hành kém, thất thoát nhân sự do thiếu kiến thức chuyên môn và các sai sót, chậm trễ, kém tối ưu dẫn đến việc lãng phí chi phí đến hàng trăm, thậm chí hàng tỷ đồng.
Người làm nhân sự trong doanh nghiệp nên là ai?
3. Nhưng nếu buộc phải kiêm nhiệm thì nên kỳ vọng tới mức độ nào?
Chúng tôi hoàn toàn hiểu và chắc chắn không phê phán gì quyết định này của Bạn. Nhưng chúng tôi khuyên bạn, hãy chọn những cá nhân có nghiệp vụ, tính cách tương đồng nhất với các nhiệm vụ đã nêu trên, và quan trọng hơn cả, đừng đặt kỳ vọng quá lớn vào họ.
Thật tội nghiệp cho người được bạn giao kiêm nhiệm công việc “nhân sự” nếu bạn đòi hỏi họ không chỉ làm được 20 gạch đầu dòng công việc phía trên mà còn phải làm được ở mức tốt (chưa dám nói tới “xuất sắc”), nhất là khi họ còn chẳng được đào tạo bài bản về chuyên môn Quản trị Nguồn nhân lực
Với từng ấy kỳ vọng và thách thức, theo Bạn, liệu có siêu anh hùng “trái nghề” nào đủ mạnh mọi mặt để thực hiện? như thể Bạn mong có một người vợ mặt hoa da phấn, cầm kỳ thi họa nhưng lại chăm chỉ trồng cây nuôi gà.
HROne xin khuyến nghị kỳ vọng của bạn nên đặt ở người kiêm nhiệm như sau, để họ không bất mãn, chán nản và Bạn thì không rơi vào trạng thái thất vọng, cáu kỉnh:
- Làm đúng thủ tục
- Thực thi đúng chính sách đã xây dựng
- Quản lý thông tin chính xác, kịp thời.
- Nhiệt tình, đáng tin cậy, vui vẻ, gần gũi CBNV khác
- Phản ánh kịp thời và hỗ trợ lãnh đạo trong xử lý các sự vụ với CBNV
Và hãy chỉ dừng lại ở đó.
4. Những nghiệp vụ còn thiếu mà nhân sự kiêm nhiệm không thể thực hiện được thì sao?
Vậy còn những việc khác và các kỳ vọng khác còn dang dở mà bạn không dám khoác lên vai người kiêm nhiệm thì sao?
Rất may, Bạn có thể tìm kiếm điều đó ở bên ngoài doanh nghiệp của mình. Hãy san sẻ nỗi lo của mình cho những Đơn vị chuyên nghiệp:
#1 Hãy thuê dịch vụ của các VP luật để xem xét các vấn đề rủi ro pháp lý lao động cho bạn; và ngoài ra, họ cũng sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn và thay bạn xử lý một số vụ tranh chấp lao động. Tuy nhiên, mất phí có lẽ không thực sự dễ chịu, nhưng cũng rất đáng đồng tiền bởi vì đó là chuyên môn của họ.
#2 Về chiến lược quản trị, tổ chức, thiết kế các hệ thống quản trị và khai thác, tối ưu nguồn nhân lực, có lẽ không ai tốt hơn các Chuyên gia tư vấn độc lập hoặc các Tổ chức tư vấn có uy tín. Họ sẽ giúp bạn hoạch định, thiết kế mọi thứ một cách khoa học, hiệu quả và an toàn nhất.
#3 Còn để giúp bạn vượt qua các “ca” khó xử, rắc rối, phiền não trong quá trình lãnh đạo, quản trị nhân sự: ví như xử lý một nhân sự thâm niên nhưng hiệu suất thấp, miễn nhiệm một quản lý lâu năm để bổ nhiệm một nhân sự trẻ tuổi, hay rộng hơn là đối diện và ứng phó với đội ngũ khi cần cắt giảm 20% lao động,…. Chắc chắn, một Chuyên gia tư vấn về Quản trị Nhân sự và phát triển tổ chức sẽ là cánh tay phải đắc lực lúc này với bạn.
- Với việc tuyển dụng, bạn hoàn toàn có thể thuê dịch vụ tuyển dụng, headhunting (săn “đầu” người) để giải quyết yêu cầu tuyển dụng ủa bạn một cách chuyên nghiệp, bài bản và nhanh chóng nhất.
- Với các sự kiện lớn của Doanh nghiệp như YEP, sinh nhật Công ty, có lẽ các Đơn vị tổ chức sự kiện là lựa chọn tốt, mặc dù họ thường có tư duy của đơn vị làm sự kiện hay giải trí, hơn là tư duy về gắn kết nhân sự như những người làm “nhân sự” chuyên nghiệp.
Bạn thấy cồng kềnh, phức tạp quá ư? Hay bạn cũng chẳng biết phải tìm ai cho mỗi lần cần giải quyết bài toán của mình?
Hãy quẳng gánh lo của bạn cho Chúng tôi – Dịch vụ Phòng Nhân sự lưu động – mobile HR dept. của HROne. Bạn chẳng cần bận tâm đến việc tìm kiếm ai hay đơn vị nào bên ngoài cho các vấn đề đa dạng của mình. Chúng tôi đem đến 1 Phòng nhân sự chuyên nghiệp và thực hiện đầy đủ chức năng, từ tư vấn, xây dựng tổ chức đến thủ tục nhân sự, cho dù Bạn chỉ có 1 DOANH NGHIỆP với dưới 10 lao động, chỉ với chi phí thấp hơn rất nhiều so với 1 nhân viên.
Còn nếu bạn có người được giao kiêm nhiệm “nhân sự”, vậy HROne cung cấp cho bạn hơn 40 dịch vụ nhân sự để bạn lựa chọn bù đắp cho các phần còn thiếu mà người kiêm nhiệm không thể đảm trách.