Nội dung bài viết
Bạn đã bao giờ nghe về mô hình Mục tiêu và Kết quả Chính (OKR) chưa? Nếu chưa, đây là một công cụ mạnh mẽ mà doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể sử dụng để tập trung vào các kết quả thành công. Hãy tìm hiểu cách sử dụng mô hình này để đặt ra các mục tiêu và đạt được kết quả quan trọng.
Nhiều Doanh nghiệp nổi tiếng như Google đã sử dụng phương pháp “Mục tiêu và Kết quả Chính”, hay còn gọi là OKRs, để định hướng toàn bộ đội ngũ của họ cùng đến những mục tiêu có thể đo lường được. Các OKRs này không thay thế các chỉ số hiệu suất chính (KPIs). Thay vào đó, OKRs đóng vai trò là những mục tiêu tham vọng hơn, lan tỏa đến mọi Bộ phận và thành viên trong đội ngũ của họ.
Bạn cũng có thể phát triển OKRs cho chính mình nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ và sử dụng chúng để cải thiện hoạt động công ty của mình và thấy được kết quả hàng quý.
Một khi bạn hiểu rõ về các mục tiêu chính của tổ chức, bạn có thể phát triển OKRs để đưa công ty của bạn đến gần hơn với mục tiêu mà bạn kỳ vọng. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu về công thức và quy trình thiết lập OKR, cùng với những lợi ích chính của việc đặt ra mục tiêu bằng phương pháp OKR.
1. OKR: Định nghĩa và Công thức
OKR là một phương pháp thiết lập và quản trị mục tiêu. Mặc dù ban đầu được phát triển bởi Andrew Grove, một trong những người sáng lập của Intel, nhưng John Doerr – một nhà đầu tư rủi ro đã giới thiệu khái niệm này tới Google. OKR bao gồm hai phần chính: mục tiêu (Objective) và kết quả chính (Key Results); trong đó Mục tiêu nên ngắn gọn và truyền cảm hứng, đi kèm với hai đến năm kết quả chính định lượng rõ ràng và có thể đo lường được.
Công thức viết OKR của Doerr rất đơn giản:
Tôi sẽ đạt được [mục tiêu hoặc điều bạn muốn cải thiện] và nó được đo lường bằng [bộ kết quả chính này hoặc cách nào đó giúp bạn biết mình đã đạt được mục tiêu hay chưa]
Chủ doanh nghiệp sử dụng phương pháp này để thúc đẩy sự phát triển, hợp tác tác trong đội ngũ và cải thiện tổng thể. Tuy nhiên, theo một báo cáo về chủ đề quản trị mục tiêu trong các Doanh nghiệp, chỉ có 16% “lao động trí óc” cho biết công ty của họ đặt và truyền đạt mục tiêu của công ty một cách hiệu quả. Vì vậy, quan trọng nhất là phải định nghĩa và truyền đạt rõ ràng về những định hướng chiến lược cấp Công ty của bạn.
2. Các bước thiết lập mục tiêu bằng phương pháp OKR
OKRs nên liên kết mục tiêu với công việc hàng ngày, đồng thời đóng góp thúc đẩy cho các mục tiêu hoạt động và kinh doanh cấp cao hơn. Bắt đầu bằng việc xem xét mục tiêu hàng quý hoặc hàng năm cho bản thân và công ty của bạn. Sau đó, tạo ra các hoạt động, được gọi là Sáng kiến hành động (initiatives) – đó là các bước hành động để đạt được kết quả mong muốn. Cuối cùng, phát triển một khung thời gian cho các phiên kiểm tra.
Kỹ thuật đặt mục tiêu bằng OKR có một số thành phần quan trọng, bao gồm:
#1 Mục tiêu của công ty: Tạo ra các mục tiêu tổng thể tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện.
#2 Mục tiêu của đội ngũ: Mô tả các OKR đóng góp vào kết quả thành công của các mục tiêu của công ty.
#3 Sáng kiến: Tạo danh sách các kế hoạch hoặc dự án sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu.
#4 Kiểm tra hàng tuần: Theo dõi tiến triển theo hướng mục tiêu của bạn một cách thường xuyên.
#5 Cải thiện hàng quý: Đặt khoảng ba OKRs tập trung vào kết quả mỗi quý.
Hoàn thiện mục tiêu bằng OKR
Nhà cung cấp phần mềm quản trị theo OKR, Ally, đã thăm dò ý kiến người sử dụng OKR tại Hoa Kỳ và phát hiện “95% tin rằng họ hiểu được làm thế nào công việc của họ liên quan đến mục tiêu kinh doanh lớn của công ty.” Tuy nhiên, việc kiểm tra thủ công hoặc cập nhật tiến độ kết quả có thể tốn thời gian và dẫn đến sự hợp tác trong đội ngũ ít hơn mong đợi.
Sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc ứng dụng như Google Sheets để theo dõi tiến triển của OKR, Ally phát hiện: 90% người sử dụng OKR sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu kiểm tra hoặc cập nhật tiến triển của họ ít nhất một lần mỗi tháng.
3. Ví dụ về OKRs cho Doanh Nghiệp
Giả sử bạn muốn cải thiện trải nghiệm khách hàng, mục tiêu của bạn có thể được phát biểu là “Tạo ra một trải nghiệm khách hàng đáng nhớ” hoặc “Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng xuất sắc”. Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn nên khích lệ và truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm (hoặc bản thân bạn), vì vậy hãy phát biểu sao nó sao cho phù hợp với sứ mệnh của công ty nhất mà không lẫn với Doanh nghiệp nào khác. Kết quả chính cho mục tiêu này có thể bao gồm việc tăng điểm Net Promoter Score (NPS) hoặc tỷ lệ quay trở lại mua hàng.
Hoặc ở góc độ khác, nếu bạn muốn tăng sự tương tác trên các nền tảng số của bạn, bạn có thể có kết quả chính như tăng sự tương tác, lượng truy cập hữu cơ (organic traffic) và số lần truy cập hàng tuần của mỗi người dùng hoạt động (active user).
Hình dung các phát biểu trên một cách rõ ràng hơn như sau:
Mục Tiêu 1 (O) : Tạo nên một trải nghiệm khách hàng đáng nhớ.
Kết Quả Chính:
- Tăng Net Promoter Score (NPS) từ 75 lên 85
- Tăng thêm 20% trong kết quả khảo sát hài lòng của khách hàng
- Tỷ lệ mua lại của khách hàng tăng thêm 15%
Mục Tiêu 2 (O): Tăng sự tương tác trên các Nền tảng số
Kết Quả Chính (KR):
- Tăng sự tương tác tổng thể lên 25% trên trang web của công ty
- Tăng lưu lượng truy cập tự nhiên lên 30%
- Tăng số lần truy cập hàng tuần trên mỗi người dùng hoạt động (active user) từ 3 lên 5.
Hãy nhớ, Kết quả chính (KR) luôn phải chứa điểm số hoặc tỷ lệ hiện tại và sử dụng một con số cụ thể cho kết quả mong muốn: Kết quả chính vẽ thêm bối cảnh cho Mục Tiêu của bạn.
Và cuối cùng, mặc dù nhiều công ty muốn cải thiện trải nghiệm khách hàng, nhưng họ sử dụng các chiến lược khác nhau để đạt được mục tiêu đó.
4. Lợi ích của việc thiết lập mục tiêu theo OKRs
OKRs tăng cường tinh thần và nhiệt huyết của nhân viên bằng cách khiến họ tham gia vào quá trình đặt mục tiêu và liên kết mục tiêu của họ với một mục tiêu cấp cao hơn trong doanh nghiệp. Các phiên kiểm tra định kỳ cho một mục tiêu chung nuôi dưỡng một văn hóa hợp tác và hỗ trợ. Ngoài ra, Định dạng ngắn gọn của OKR giúp giảm thời gian của việc thảo luận, đồng nhất cách hiểu chính xác về mục tiêu và tăng thời gian làm việc hướng tới đạt được chúng.
Có nhiều lợi ích khi sử dụng phương pháp thiết lập mục tiêu OKRs, và từ viết tắt FACTS tóm gọn những điều đó:
FACT: Lợi ích của OKR
- Tập trung (Focus): OKRs trả lời câu hỏi, “Điều gì quan trọng nhất trong ba tháng tới?” Các mục tiêu và kết quả chính là những suy nghĩ ngắn – chỉ duy nhất trong một dòng.
- Liên kết (Alignment): OKRs liên kết với tầm nhìn của công ty và tụ hợp toàn bộ đội ngũ hướng đến một (vài) mục tiêu chung, đồng thời cho phép họ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của riêng họ.
- Cam kết (Commitment): OKRs đòi hỏi sự cam kết ở mọi cấp độ, bao gồm việc điều chỉnh nguồn lực để hỗ trợ cá nhân và đội nhóm.
- Dễ theo dõi (Tracking): Rất dễ theo dõi tiến triển của OKR bằng cách sử dụng các số liệu (kết quả chính): trích xuất báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng để đánh giá sự cải thiện.
- Thúc đẩy (Stretching): Bao gồm ít nhất một mục tiêu mở rộng thách thức đội ngũ của bạn vượt lên trên mức bình thường, khi mà chỉ cần đạt 70% mục tiêu đó cũng đã được coi là xuất sắc.
Cuối cùng, hãy luôn nhớ, Đặt ra một mục tiêu là bước đầu tiên để bạn và đội của bạn đạt được nó (và tận hưởng khi bạn đạt được mốc quan trọng đó).