Tác giả: Thu Thủy Nguyễn
Nội dung bài viết
Phòng “Nhân sự” hay có nhân sự chuyên trách đương nhiên chưa bao giờ là điều bắt buộc phải có với Doanh nghiệp nhỏ. Nhưng để giúp Doanh nghiệp nhỏ thành công, chắc chắn việc có một đội ngũ chuyên trách chức năng quản trị nhân sự – dù chỉ với 1-2 người – là điều vô cùng cần thiết.
Bài viết này HROne sẽ giúp Bạn hiểu đúng nhất về công việc và ý nghĩa của chức năng quản trị nhân sự (“Nhân sự”) trong Doanh nghiệp là gì? Và việc bạn giao kiêm nhiệm công việc này tại Doanh nghiệp của mình thực sự có hiệu quả không? Rất có thể, nhiều điều dưới đây sẽ khiến bạn bất ngờ!
1. “Nhân sự” là công việc của thủ tục và phục vụ?
Đúng, chính xác là vậy, nhưng mới chỉ mới đủ 20% công việc của họ, cho dù là với Doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào. Đơn vị phụ trách chức năng Quản trị nguồn Nhân lực hay còn thường gọi là “Nhân sự” (mặc dù không hề chính xác), họ quản trị và thực hiện nhiệm vụ ở 3 tầng:
#1 Tổ chức – Mảng quản trị nền tảng nhất
Tổ chức là Mảng quản trị nền tảng nhất của mọi Doanh nghiệp nhưng cũng lại là phần dễ bỏ qua nhất của các Doanh nghiệp nhỏ.
Bạn chỉ có thể có 1 tập thể hiệu suất cao khi bạn sắp xếp nhân sự của mình vào đúng mô hình tổ chức, vị trí tương ứng với định hướng phát triển của Doanh nghiệp. Và trên thực tế, việc thiết kế tổ chức, phân chia chức năng nhiệm vụ Đơn vị, thiết kế vị trí công việc, phân cấp vị trí và phân quyền,…chính là chức năng đầu tiên của Phòng Nhân sự.
#2 “Nguồn nhân lực” – Hệ thống quản trị và hoạch định Nguồn Nhân lực
Đây không phải là câu chuyện về việc bạn ứng phó với 1 cá nhân khó chịu nào đó, mà là vấn đề của cả 1 đội ngũ gồm rất nhiều cá thể. Trong dân gian có câu :”Một cây làm chẳng lên non, 3 cây chụm lại nên hòn núi cao”, bạn đã có “3 cây” trong tay nhưng có chắc chắn rằng, nhân viên của mình sẽ tự xây núi cao một cách tự nhiên mà bạn chẳng phải may may tác động gì vào?
Đây chính là lúc mà “hệ thống quản trị hiệu suất”, “hệ thống đãi ngộ tổng thể”, “hệ thống đào tạo và phát triển”, “hệ thống trải nghiệm nhân viên”,…phát huy sức mạnh. Không ai khác, phòng Nhân sự chính là Đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng và nâng cấp các hệ thống này. Bên cạnh đó, họ còn có chức năng hoạch định và phát triển nguồn nhân lực theo từng thời kỳ, giai đoạn, đồng thời định kỳ báo cáo, đánh giá và dự báo hiệu quả sử dụng nguồn lực nhân lực.
#3 “Nhân sự”
Khi mà chính sách, cơ chế không chỉ còn trên giấy mà đã tác động tới từng cá nhân. Đây có thể là mảng nhiệm vụ quen thuộc nhất khi mọi người nói đến công việc làm “nhân sự”. Chắc bạn sẽ thấy quen tai với các công việc:
- Tuyển dụng, gồm toàn bộ vị từ đăng tuyển, tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn, đánh giá, thương lượng lương/đãi ngộ,…
- Thủ tục pháp lý lao động: ký HĐLĐ, thủ tục bổ nhiệm/miễn nhiệm, thủ tục thôi việc,…
- Quản lý hồ sơ, thông tin dữ liệu lao động và các báo cáo lao động theo quy định
- Tính lương và Phúc lợi (C&B): tính lương, thưởng, phúc lợi, thủ tục BHXH,…
- Đồng hành, xử lý khiếu nại, thắc mắc của người lao động
- Thủ tục tổ chức hoặc cử đi học và quản lý quá trình học tập đào tạo của cán bộ nhân viên
- Tổ chức các sự kiện nội bộ lớn nhỏ, hoạt động gắn kết nội bộ
Nhưng từng ấy chỉ được coi là “cơ bản” đối với mảng thủ tục và thực thi chính sách lao động. Đối với Doanh nghiệp lớn, có lẽ đây mới chỉ là khoảng 50% công việc của họ.
2. Vậy có cần thiết phải xây dựng một phòng Nhân sự cho mọi Doanh nghiệp nhỏ, hoặc siêu nhỏ?
Một nghiên cứu đã chỉ ra, khi Doanh nghiệp có từ 10 lao động đó là lúc phải có 1 người chuyên trách nhân sự.
Mặc dù chức năng nhân sự rất quan trọng cho bất kỳ Doanh nghiệp nào muốn thành công, nhưng việc có hẳn 1 Đơn vị chức năng hay chỉ là 1 nhân sự chuyên trách cũng là điều không phải Doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng. Do vậy, việc giao cho 1 người kiêm nhiệm hay chỉ tuyển 1 nhân viên ở mức vừa phải để chuyên trách thủ tục nhân sự – hiện có lẽ vẫn là lựa chọn phổ biến của số đông các Doanh nghiệp nhỏ.
Nhân viên phải kiêm nhiệm làm phần công việc của nhân sự
Chúng tôi hoàn toàn hiểu và chắc chắn không phê phán gì quyết định này của Bạn. Nhưng với kinh nghiệm đã làm việc với hàng chục Doanh nghiệp nhỏ đang giao kiêm nhiệm (hoặc chỉ có 1 nhân viên nhân sự) thực hiện chức năng quản trị Nhân sự, HROne xin chỉ ra vài điểm hạn chế và có phần rủi ro mà Doanh nghiệp nhỏ ít khi bận tâm tới:
- Nhân sự kiêm nhiệm hoặc không đủ chuyên môn,kinh nghiệm để ứng phó với các rủi ro pháp lý, khiếu nại/tranh chấp lao động hay làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.
- Các sai sót về thủ tục, theo dõi, tính toán thường xảy ra do thiếu người kiểm soát có kinh nghiệm về nghiệp vụ nhân sự.
- Nhân sự kiêm nhiệm không đủ ý thức về trách nhiệm về vai trò, nên thái độ và hành xử thường thiên về thủ tục, thi hành cơ chế hơn là quan tâm, gắn kết với Người lao động Thực tế 75% người lao động sẵn sàng từ bỏ Doanh nghiệp nếu có những trải nghiệm nặng nề, thiếu đồng hành như vậy.
- Nhân sự kiêm nhiệm hay có chuyên môn vừa phải ở mức thủ tục, hoàn toàn không thể tư vấn chiến lược nguồn nhân lực và đãi ngộ cho Lãnh đạo. Từ đó dẫn đến gánh nặng cho Lãnh đạo và hậu quả là việc đưa ra các quyết định chiến lược kém hiệu quả, chi phí thất thoát lớn.
- Nhân sự kiêm nhiệm không đủ quan hệ, hiểu biết và cập nhật kiến thức ngành, dẫn đến việc sai sót, trì trệ, yếu kém trong quá trình thực thi pháp luật và chính sách lao động.
- Thông thường, Doanh nghiệp chỉ cần chi trả thêm khoảng 20-30% mức lương, tức là khoảng 2-3 triệu để bù đắp công việc kiêm nhiệm. Còn với nhân viên Nhân sự có chuyên môn vừa phải thì chỉ cần chi trả từ 8-12 triệu cho lương tháng. Nhưng thực tế, hiệu quả vận hành kém, thất thoát nhân sự do thiếu kiến thức chuyên môn và các sai sót, chậm trễ, kém tối ưu dẫn đến việc lãng phí chi phí đến hàng trăm, thậm chí hàng tỷ đồng cho Doanh nghiệp.
3. Vậy phương án nào cho Doanh nghiệp nhỏ?
Doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt trong bối cảnh suy thoái kinh tế, luôn luôn bị giằng co để cân đối giữa 2 yếu tố: chất lượng tốt và tiết kiệm, hay nói một cách quen thuộc, “ngon – bổ – rẻ”. Chúng tôi nhận thấy đây là 1 vấn đề chính đáng đối với người làm kinh doanh, cho dù là ở quy mô hay lĩnh vực nào, cho dù, không phải lúc nào điều đó cũng đúng và hiệu quả.
Tuy nhiên, sau đây là những cách mà HROne cho rằng sẽ giúp tối ưu chức năng quản trị nhân sự mà Doanh nghiệp nhỏ có thể cân nhắc cho mình:
- Giao kiêm nhiệm và thuê lẻ dịch vụ bên ngoài khi cần
- Tuyển 1 nhân sự chuyên trách đủ giỏi 2/3 chức năng và thuê lẻ dịch vụ còn thiếu bên ngoài khi cần
- Thuê dịch vụ nhân sự trọn gói
Sử dụng dịch vụ Moblle HR dept. của HROne
Dịch vụ Moblle HR dept. được sinh ra với sứ mệnh cung cấp dịch vụ nhân sự trọn gói với chí phí thấp nhất. Chúng tôi đem đến 1 Phòng nhân sự chuyên nghiệp và thực hiện đầy đủ chức năng, từ tư vấn, xây dựng tổ chức đến thủ tục nhân sự, cho dù Bạn chỉ có 1 Doanh nghiệp với dưới 10 lao động, chỉ với chi phí thấp hơn rất nhiều so với 1 nhân viên.
Còn nếu Doanh nghiệp của bạn hiện đã có nhân sự kiêm nhiệm hay phụ trách nhân sự, nhưng vẫn còn nhiều mảng nghiệp vụ còn thiếu hay chưa đạt kỳ vọng? HROne hiện cung cấp cho Doanh nghiệp nhỏ hơn 40 dịch vụ nhân sự để Bạn lựa chọn bù đắp cho các phần còn khuyết thiếu theo nhu cầu của Doanh nghiệp, với cam kết cao và chi phí tối ưu nhất.
Hãy quẳng gánh lo về quản trị nhân sự cho HROne và Bạn hãy dành mọi tâm sức để thực thi chiến lược phát triển kinh doanh của mình!
Phòng nhân sự chuyên nghiệp và thực hiện đầy đủ chức năng chỉ với chi phí thấp hơn rất nhiều so với 1 nhân viên.